Jak skutecznie zarządzać listą zadań i nie zapominać o ważnych sprawach?

Nadmiar obowiązków potrafi być przytłaczający. Każdy z nas pewnie zna to nieprzyjemne wrażenie, że coś jeszcze było do zrobienia – ale trudno sobie przypomnieć, co. Zarządzanie listą zadań, spotkań, pomysłów, rzeczy do kupienia to nie jest coś, czym chętnie zaprzątamy sobie głowę. Dlatego warto mieć pod ręką małą pomoc. Im szybciej jest dostępna i wygodniejsza w użyciu, tym lepiej. Na zapisanie i zapamiętanie lepiej przeznaczać minimum cennego czasu. Jak więc prosto i skutecznie zadbać o uporządkowanie listy zadań?

Tradycyjnie i skutecznie: notesy i kalendarze kieszonkowe

W epoce komputerów pisanie ręczne przydaje się głównie do szybkiego notowania sprawunków. Można, naturalnie, posługiwać się jednorazowymi karteczkami. Jednak przy braku systematyczności z czasem nagromadza się ich zbyt dużo. Nadmiar samoprzylepnych karteczek na lodówce albo biurku bardziej bałagani przestrzeń niż pomaga zapamiętywać. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem są kalendarze kieszonkowe.

Notes czy kalendarz?

Już prosty notes z kartkami w kratkę może sprawić, że lista zadań będzie łatwiejsza do uporządkowania. Wydajniej jednak można pracować, kiedy będzie to np. kalendarz tygodniowy A5 lub nieco większy kalendarz B5. Przyzwyczailiśmy się do nich w szkolnych czasach – to bardzo popularne formaty zeszytów. Bardzo wygodna jest rozpiska tygodnia na dwóch sąsiadujących stronach. Taki układ sprawia, że jednym rzutem oka można przypomnieć sobie schemat tygodnia, a zarządzanie listą zadań wzbogacone jest o godziny. Natomiast kalendarz książkowy dzienny ma więcej miejsca. To daje większą przejrzystość w formie dobrze widocznej rozpiski godzinowej.

Oczywiście narzuca to pewne ograniczenia. Dla osób, ceniących sobie większą elastyczność lepsze będą notesy. Ale z jakim wzorem wewnątrz? Po notes z czystymi kartkami sięgnij, jeśli lubisz pisać swobodnie i nieregularnie, z bazgrołami i rysunkami. Jeśli potrzebujesz dla porządku w głowie utrzymać równe zapiski – wybierz kratki. Kompromisem o rosnącej popularności jest wzór w regularnie nadrukowane drobne kropki.

Podział zadań, więc i podział notatników

Wśród nawału obowiązków ważne jest dbanie o balans między pracą a resztą życia. Wiele osób wybiera rozwiązanie definitywnego odcięcia jednego od drugiego. Aby to osiągać, trzeba przestawić swoje myśli z pracy na dom za pomocą drobnych rytuałów. To na przykład powrót konkretnym autobusem do domu albo zmiana ubrania. A także pilnowanie, aby osobno trzymać wszelkie zapiski pracowe i domowe. Łatwo to załatwić, mając np. jeden notes z logo firmy do pracy i drugi do pozostałych spraw, z okładką w innym kolorze.

Notatki elektroniczne – nie zawsze lepsze

Pewnie pojawiło się już to dość oczywiste spostrzeżenie: czy nie lepiej korzystać ze smartfona? Ma to pewne zalety. Telefon zazwyczaj i tak mamy gdzieś pod ręką, więc lista zadań się nie zapodzieje. Aplikacje z różnymi udogodnieniami pomagają w organizacji. Rozwiązania chmurowe sprawiają, że notować można także na laptopie. Ale…

Nie należy lekceważyć znaczenia pisma odręcznego. Dzięki niemu poświęca się chwilę czasu i odrobinę uwagi, aby długopis pozostawił informację na kartce. Już sam ten gest powtarza i utrwala informację, pomagając w jej zapamiętaniu. Pisanie ręczne jest więc wspomagającą pamięć sztuczką. Doskonale wiedzą o tym studenci wymagających kierunków. Kolejne ich pokolenia wszak potrzebują robić własne notatki obok – a nie zamiast – korzystania z podręczników.